Warum ein voller Kalender Ihre besten Entscheidungen sabotiert

„Ich delegiere nichts mehr“, sagte mir neulich eine Klientin. „Ich bin zu müde dafür.“

Ich brauchte einen Moment, um zu merken, wie verkehrt dieser Satz ist. Delegieren ist doch genau das, was Erschöpfte entlasten soll. Aber sie meinte es ganz genau so: Erklären, übergeben, nachfragen, hinterher noch einmal drüberschauen… für all das habe sie schlicht keine Kraft mehr. Also macht sie es lieber gleich selbst. Das geht schneller. Und so füllt sich ihr Kalender mit Aufgaben, die eigentlich gar nicht ihre wären.

Was sie beschrieb, klingt wie ein Zeitproblem. Es ist aber ein tieferes. Sie war zu erschöpft, um abzugeben. Und weil sie nichts abgab, blieb sie erschöpft. Der ganze Tag verging mit Reagieren. Eine Mail, eine Rückfrage, ein Feuer, das gelöscht werden musste. Am Abend war sie leer und konnte trotzdem nicht sagen, was sie an diesem Tag eigentlich entschieden hatte.

Ein voller Kalender ist der Stolz unserer Zeit. Klienten halten ihn mir manchmal hin wie eine Urkunde, und ich muss mich zusammenreißen, um nicht zu gratulieren. Eine leere Stunde dagegen fühlt sich an wie ein Vorwurf. Ich kenne das gut. Ich bin der Mensch, der, während der Wasserkocher läuft, eine längst saubere Arbeitsfläche noch ein zweites Mal abwischt, nur um nicht eine Minute lang dazustehen und nichts zu tun.

Nur war das, was meine Klientin den ganzen Tag tat, gar keine Arbeit im eigentlichen Sinn. Es war Reaktion. Und Reagieren ist im Grunde das Gegenteil von Entscheiden. Sie war den ganzen Tag eine Torhüterin: hochkonzentriert, unermüdlich, jeden Ball abgewehrt. Aber eine Torhüterin bestimmt nie, wohin das Spiel läuft. Sie antwortet nur darauf, wo der Ball gerade ist. Kein Spiel wurde meines Wissens nach je aus dem Tor heraus gewonnen. Der volle Kalender sah aus wie Leistung. In Wahrheit war er der Ort, an dem ihre Entscheidungen heimlich verschwunden sind.

Es gibt dazu eine spannende Untersuchung, die ich gerade deshalb mag, weil sie unangenehm ist: Christopher Hsee und seine Kollegen an der Universität Chicago haben gezeigt, dass Menschen Untätigkeit schlecht ertragen, aber einen Vorwand brauchen, um beschäftigt zu sein. Schon ein fadenscheiniger Grund genügt, damit wir uns fürs Tun entscheiden statt für die Ruhe. Und Reagieren ist der perfekte Vorwand, denn es sieht immer notwendig aus. Niemand fühlt sich faul, während er antwortet. Die eingehende Mail liefert die Rechtfertigung praktischerweise ja auch gleich mit.

Das ist der eigentliche Dienst, den ein voller Kalender leistet. Er hält uns fern von der einen leeren Stunde, in der eine unbequeme Frage auftauchen könnte. „Tue ich genug?“ beantwortet ein voller Tag jeden Abend mühelos. Die andere Frage aber „Tue ich überhaupt das Richtige?“ braucht eine Lücke, um überhaupt gestellt zu werden. Ein Kalender ohne Lücke kann sie nicht stellen. Das ist auch kein Versehen, sondern vielmehr die eigentliche Funktion.

Ganze Organisationen laufen nach diesem Prinzip. Wir verwechseln Bewegung mit Fortschritt und Auslastung mit Wirkung. Ich habe Führungskräfte erlebt, die ein Meeting angesetzt haben, um zu besprechen, warum sie zu viele Meetings haben. Am Ende stand ein Folgetermin. Was ich lange übersehen habe, ist, dass die vollsten Kalender oft den Fähigsten gehören. Gerade weil man ihnen vertraut, landet alles bei ihnen. Und weil sie es zuverlässig erledigen, kommt immer mehr nach. Ihre Kompetenz schützt sie nicht vor dem vollen Kalender, sie füllt ihn. Es sind Menschen, die seit Monaten keine echte Entscheidung mehr getroffen haben. Sie könnten durchaus. Aber Reagieren fühlt sich an wie Arbeiten und verlangt nie den Moment, in dem man sich festlegen und irren könnte.

Bertrand Russell hielt den Glauben an die Tugend der Arbeit für einen der großen Irrtümer seiner Zeit. Das Kennzeichen eines gereiften Menschen war für ihn nicht, sich beschäftigen zu können, sondern mit freier Zeit etwas Sinnvolles anzufangen. Das ist die deutlich schwierigere Disziplin. Und das Sinnvollste, was freie Zeit tut, ist selten der große Geistesblitz. Es ist die Erlaubnis, die eigene Richtung noch einmal in Frage zu stellen, bevor man weitere zwei Jahre sehr effizient in sie investiert.

Am deutlichsten sehe ich das an mir selbst im Sommer. Wenn alle im Urlaub sind, das Postfach stiller wird und tagelang keine Anfrage kommt, werde ich nervös. Es fehlt mir nicht die Arbeit, aber die Stille fühlt sich an, als hätte man mich vergessen. Und dann fange ich an, Dinge anzubieten. Einen Vortrag hier, eine Zusammenarbeit dort, ein Projekt, nach dem eigentlich niemand gefragt hat. Im August fühlt sich das großzügig an. Im Oktober, wenn alles längst wieder voll ist, sitze ich vor genau den Zusagen, die meine nervöse Sommer-Version verschickt hat, und darf sie einlösen. Ich glaube, das kennen die meisten Selbstständigen: Wir verwechseln eine leere Woche mit einem Problem und lösen sie mit Versprechen, die unser späteres Ich bezahlt.

Inzwischen stelle ich mir vor jeder Zusage eine einzige Frage: Sage ich ja, weil die Sache wichtig ist, oder weil mich die Lücke nervös macht? Die Antwort ist öfter die zweite, als mir lieb ist. Ich sage trotzdem nicht immer ab. Aber ich weiß wenigstens, ob ich gerade entscheide oder nur die Leere fülle. Das verändert mehr, als ich erwartet hätte.

Meine Klientin hat sich später wieder gemeldet. Sie hatte zwei Vormittage pro Woche freigeräumt und, das Schwierigste zuerst, wieder angefangen abzugeben, obwohl es sie im ersten Moment mehr Kraft kostete, als es selbst zu tun. Sie hatte gehofft, die leeren Stunden würden sie entlasten. Stattdessen, sagte sie, seien sie das Unangenehmste an der ganzen Woche. „In einer leeren Stunde“, sagte sie, „kann ich nicht mehr so tun, als hätte ich keine Wahl.“

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Ab sofort gibt es jeden ersten Sonntag im Monat einen längeren Text über das, was in Meetings, Übergaben, Beförderungen und langen Krankenständen tatsächlich passiert. Das, was alle im Raum spüren, aber niemand sagt.

Ich schreibe aus zwanzig Jahren Beratung, aber nicht aus der Perspektive der Ratgeberin, die Ihnen drei Schritte mitgibt. Ich schreibe als jemand, der genau hinsieht und das Ergebnis aufschreibt. Den ersten Essay finden Sie hier und auch die Liste, um sich einzutragen.