Wege durch den Meeting-Dschungel

In der letzten Woche saß ich gefühlt in einem Meetingmarathon: Der Terminkalender war voll von Besprechungen, Calls und Meetings, die sich gefühlt sinnlos angefühlt haben und mich vor allem von meiner eigentlichen Arbeit abgehalten haben. Hinzu kam, dass ich mich nicht nur fehlbesetzt gefühlt habe, sondern auch bei einigen Teilnehmern den Grund ihrer Anwesenheit nicht nachvollziehen konnte. Mein Mann nennt diese Personen immer „Meetingtouristen“: Sie wandern von Meeting zu Meeting ohne etwas Sinnvolles beitragen zu können, aber es gibt ihnen das Gefühl einer gewissen Wichtigkeit.

Wenn Sie also denken, dass die meisten Meetings eine unglaubliche Zeitverschwendung sind, sind Sie nicht alleine. Eine Umfrage hat nachgewiesen, dass die Produktivität um mehr als 70% gesteigert werden kann, wenn wir die Anzahl der Meetings um 40% reduzieren. Meetings sind vor allem teuer. Eine weitere Studie hat festgestellt, dass dysfunktionales Besprechungsverhalten (wie Abweichen vom Thema, Beschweren und Kritisieren) mit geringeren Marktanteilen, Innovationen und Beschäftigungsstabilität verbunden sind. Und ganz ehrlich, die Corona-Pandemie hat die Situation noch schlimmer gemacht. Die Anzahl der Meetings ist im Durchschnitt um beeindruckende 13% gestiegen ist.

Aber das eigentliche Problem bei Meetings ist nicht der Verlust an Produktivität – vielmehr ist es die Unzufriedenheit. Wenn sich Meetings wie Zeitverschwendung anfühlen, leidet die Motivation und Arbeitszufriedenheit. Das ist der Grund, warum für viele von uns der Verzicht auf Meetings – oder zumindest eine starke Reduzierung – eine der einfachsten Möglichkeiten ist, unser Wohlbefinden zu steigern.

Die Länge und Häufigkeit von Meetings hat in den letzten 50 Jahren unglaublich zugenommen: So verbringen Führungskräfte durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in Besprechungen – in den 1960er Jahren waren es noch weniger als 10 Stunden. Und dabei sind noch nicht einmal all die spontanen Besprechungen eingerechnet, die nicht im Kalender erscheinen. Experten, die sich intensiv mit diesem Thema befassen (also diejenigen, die Meetings über Meetings abhalten, um ihre Forschung über Meetings voranzutreiben), haben herausgefunden, dass Meetings mehrere Zwecke verfolgen: Sie dienen dazu Informationen auszutauschen, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen, Nachbesprechungen von wichtigen Projekten oder die Umsetzung der Organisationsstrategie zu diskutieren.

Die meisten von uns, die sich durch zahlreiche Meetings gekämpft haben, wissen, dass nicht alle Meetings einen klaren Mehrwert bieten. Dabei spielt der „Mere-Urgency-Effekt“ eine wichtige Rolle: Wenn wir gestresst sind, kann die Erledigung scheinbar dringender (aber eigentlich unwichtiger) Aufgaben zu einem guten Gefühl führen. An Meetings teilzunehmen und Informationen zu teilen, die für andere nicht unbedingt einen Wert haben, kann das Gefühl geben, etwas erreicht zu haben. Deshalb lehnen wir Meetings oft ungern ab, selbst wenn sie objektiv gesehen nicht so wichtig sind wie andere Tätigkeiten.

Doch all diese scheinbar nutzlosen Besprechungen beeinflussen unser Arbeitsleben negativ – und das auf vielfältige Weisen. Wenn Sie von einer Besprechung zur nächsten hetzen, fühlen sie sich am Ende des Tages zumeist vor allem energielos und erschöpft. Hinzu kommt eine Liste an neuen Aufgaben, ohne die alten bereits abgearbeitet zu haben. Das ist nicht nur emotional belastend, sondern führt auch dazu, dass wir uns in Meetings nicht mehr aktiv beteiligen. Und weitere Studien zeigen, dass nur Meetings mit aktiven Teilnehmern tatsächlich einen Mehrwert bieten.

Da Meetings aber in unserer heutigen Arbeitswelt einfach ein integraler Bestandteil sind, sollten Sie Schritte setzen, um diese zumindest weniger belastend und effektiver zu gestalten.

Sagen Sie sinnlose Meetings ab: Soweit es möglich ist und nicht irgendwie mit den Vorstellungen Ihrer Führungskraft kollidiert, finden Sie Wege, um Meetings zu umgehen. Planen Sie beispielsweise wichtige Termine wie Kundenakquise oder Telefonate so, dass sie zeitlich mit diesen Sitzungen zusammenfallen. In vielen Fällen können Sie Meetings einfach fernbleiben, ohne dass es überhaupt jemandem auffällt.

Stellen Sie eine Agenda in den Kalendereintrag: Oft ist es eine fehlende Agenda, die Meetings unproduktiv macht. Die Agenda in die Kalendereinladung einzufügen, gibt den Teilnehmern eine Vorstellung davon, worum es geht, ob sie wirklich etwas beitragen können und worüber sie sich vor dem Meeting informieren müssen.

Fordern Sie Meeting-freie Tage: Laut Forschung haben die Tage den höchsten Wert an Produktivität und Mitarbeiterengagement und das niedrigste Stresslevel, an denen keine Meetings stattfinden. Probieren Sie es selbst aus und planen Sie für vier Wochen Tage ein, an denen keine Meetings stattfinden.

Halten Sie die Meetings kurz: Die Frage nach der idealen Meetingdauer ist eine, die nicht einfach beantwortet werden kann. Manche Experten empfehlen 25 Minuten. Diese Erkenntnisse basieren auf Forschungsergebnissen, die die optimale Zeitspanne für Konzentration aufzeigen. Es gibt auch Menschen, die auf 10 Minuten Meetings schwören, andere sagen, dass unter 45 Minuten nichts besprochen werden kann. Egal wie lange, der Punkt ist klar: Konzentrieren Sie sich, kommen Sie schnell zur Sache und verpflichten Sie sich, in kürzester Zeit Ergebnisse zu erzielen.

Weniger ist mehr: Der Ringelmann-Effekt besagt, dass mit zunehmender Gruppengröße der individuelle Aufwand abnimmt. Die ideale Anzahl von Teilnehmern hängt von den Zielen ab. Wenn es eine wichtige Information gibt, wie ein neues Produkt, dann sollten vielleicht alle dabei sein (obwohl in diesem Fall vielleicht auch eine E-Mail ausreicht). Für Entscheidungsfindung und Strategiegespräche empfehlen viele Experten, dass nicht mehr als sieben Personen anwesend sein sollten. Über diese Zahl hinaus wird die Teilnahme oft halbherzig, und die Verantwortlichkeiten verschwimmen. Mein Rat lautet: Laden Sie nur die wirklich notwendigen Personen ein, damit Sie Ihr Ziel erreichen.

Zugegeben, Meetings sind einfach Teil unseres modernen Lebens. Und nichts ist so wichtig wie gute Kommunikation. Aber wenn sie die Psychologie hinter schlechten Meetings verstehen, können Sie auf bessere Kommunikation, aktivere Interaktionen und sauberere Kalender hinarbeiten. Und das hebt nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern macht Sie allgemein glücklicher und zufrieden.