Wie Sie Aufgaben priorisieren, wenn alles höchste Priorität hat

Neulich war ich auf einer Veranstaltung als Rednerin eingeladen, bei der der Vorstand ankündigte, dass er für die kommende Saison gleich dutzende Prioritäten sieht, die alle gleich wichtig wären und die es gleichermassen auch zu erreichen gilt. Ich war nicht überrascht als ich im Laufe des Abends erfuhr, dass das gesamte Unternehmen eine ungeheure Vielzahl an unterschiedlichsten Angeboten aufweist - und dass keiner der Mitarbeiter alle kannte.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Kennen Sie dieses Gefühl vor lauter Stress nicht mehr zu wissen, was Sie eigentlich wollen und wohin die Reise gehen soll? Dieses es-ist-alles-gleich-wichtig-aber-ich-kann-einfach-nicht-alles-gleichzeitig-machen-Gefühl? Dieses Gefühl entsteht sowohl aus der Fülle (zu viele Chancen und Optionen) als auch aus der Knappheit (so viele Herausforderungen, die gleichzeitig auftauchen, die alle Zeit erfordern). In beiden Fällen führt es schnell zur selben, gefühlten geistigen Überschwemmung.

Anfragen und Bitten strömen aus allen Ecken auf uns ein, auf die wir nicht vorbereitet sind, sodass wir im Moment nicht die wirkliche Bedeutung erfassen können. Infolgedessen sagen wir zu allem und jeden ja, ohne wirklich nachzudenken. Das führt uns wiederum in einen Teufelskreis, in dem wir mehr annehmen, als wir eigentlich annehmen können. Unsere Entscheidungskompetenz wird nachhaltig geschwächt. Wichtige Entscheidungen werden von anderen Personen getroffen, weil wir überlastet sind.

Die Lösung ist, Raum zu schaffen, um die wenig wirklich überlebenswichtigen von den vielen trivialen Dingen zu unterscheiden. Wenn wir das tun, finden wir wieder zur inneren Klarheit zurück, mit der wir viel einfacher durch unsere hyperverbundene Welt navigieren können. Unsere Entscheidungskompetenz wird wieder stark und wir können die Dinge, die wirklich wichtig sind, klug verfolgen.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, um die Priorität unter so vielen konkurrierenden Aktivitäten richtig zu setzen:

Setzen Sie sich Ihre persönlichen Ziele und überprüfen Sie diese im vierteljahres-Takt: Das gibt Ihnen die Chance, das große Bild zu betrachten, sich nüchtern den harten Fragen zu stellen und zu erforschen, wie der Stand der Dinge ist, was Sie verbessern wollen und wie Sie Ihre Ziele wirklich erreichen können. Es ist eine Chance, weg von den reaktiven, getriebenen Agenden zu kommen, die dazu führen, dass ansonsten intelligente Menschen von trivialen Dingen ausgetrickst werden. Aus diesen gleichen Gründen empfehle ich Ihnen, dass Sie sich zumindest alle 60 Tage bewusst einen Tag frei von der online Welt nehmen, dem ohrenbetäubenden digitalen Lärm und der üblichen Routine Ihres geschäftigen Lebens entkommen und stattdessen darüber nachdenken, was wirklich zählt.

Täuschen Sie sich selbst vor, Sie hätten nur die Hälfte der Zeit, die Sie wirklich haben: Als mein Vater krank wurde, war ich gezwungen, viel Zeit mit Arztbesuchen zu verbringen. Das führte dazu, dass ich viel weniger Zeit als normalerweise hatte, nämlich in etwa nur die Hälfte. Das führte mich zu folgender Überlegung in meiner Arbeit: Wenn ich heute nur zwei Stunden arbeiten kann, was ist wirklich wichtig und dringend? Dieses Denken war insofern hilfreich, weil Menschen in Sachen Zeit oft der Verfügbarkeitsheuristik zum Opfer fallen. Dabei beurteilen wir, meist unbewusst, die Wichtigkeit (bzw. Wahrscheinlichkeit) eines Ereignisses, können aber aufgrund der mangelnden Zeit diese nicht richtig einschätzen. In solchen Fällen treffen wir das Urteil stattdessen aufgrund dessen, wie verfügbar dieses Ereignis im Gedächtnis ist. So kommt es, dass Ereignisse, an die wir uns sehr leicht erinnern, wahrscheinlicher zu sein scheinen, als Ereignisse, an die wir uns nur schwer erinnern können. Infolgedessen denken wir oft, dass wir mehr machen und erreichen können, als es tatsächlich der Fall ist. Anstatt zu versuchen, den Inhalt von ansonsten acht Stunden Arbeit in vier Stunden zu quetschen, machte ich mir bewusst, dass ich in Wahrheit nur zwei Stunden wirklich effektiv nutzen konnte. Das führte mich zu den Dingen, die wirklich wichtig waren.

Hören Sie auf, Ihren (on- und offline) Schreibtisch zu terrorisieren: Sie bekommen sofort das Gefühl der Freiheit und Klarheit, wenn Sie sich von den Dingen in Ihrem Leben physisch befreien. Wenn unser Desktop dutzende Ordner und Dateien zeigt, 10 Fenster im Browser geöffnet sind und der Posteingang überquillt, dann ist es einfach unmöglich zu erkennen, was wirklich wichtig ist.

Treten Sie gedanklich einen Schritt zurück: Das Gute vom Gutgemeinten bzw. das Wichtige vom Wesentlichen zu unterscheiden ist unmöglich, wenn man mitten drinnen steckt und eine Aufgabe die nächste jagt. Zwingen Sie sich kurz stehenzubleiben und fragen Sie sich bewusst, was Sie eigentlich wirklich erreichen wollen. Wie sieht Ihr großer Plan aus, der sich hinter all diesen Aufgaben versteckt?

Und die Moral von der Geschicht'?

Durch die Schaffung von mehr Raum zum Denken und Zuhören, können wir die wirklich wichtigen Dinge und Aufgaben von denen unterscheiden, die einfach gerade auftauchen und unnötig Platz einnehmen. Versuchen Sie es einfach mal und achten Sie darauf, ob sich das lohnt.