Mit Höflichkeit 2.0 die Erfolgswahrscheinlichkeiten erhöhen

Die gute, alte Zeit: Früher schien alles so viel einfacher zu sein... Ein Mann war ein Gentleman, eine Frau eine Dame und Knigge regelte über 200 Jahren, wie der gesellschaftliche Umgang untereinander auszusehen hat. Heutzutage beschäftigen wir uns jedoch mehr mit der Frage, inwiefern es okay ist, Freundschaftsanfragen bei Facebook zu ignorieren.

Meine persönliche Knigge-Grundregel für gute Manieren 2.0 lautet, sich stets in die Lage des Gegenübers zu versetzen - unabhängig von online oder offline Kommunikation. So sollte man sich vorab überlegen, wie z.B. eine E-Mail auf sie oder ihn wirken könnte. Es geht nicht darum, jedes Wort auf die Goldwaage zu legen. Aber es geht mir darum, souverän zu bleiben bzw. zumindest so zu wirken. Denn eine flüchtige Anfrage, eine impulsive Reaktion gespickt mit ein paar Tippfehler und fehlendem Stil ist schnell mal verschickt. Und lässt genauso schnell beim Empfänger ein negatives Bild vom Verfasser entstehen. Irgendwie scheint es zu den Eigentümlichkeiten des E-Mail-Verkehrs zu gehören, mehr Emotionen auszulösen als de facto gedacht war.

Dank der neuen Kommunikationstechnologien ist eine Kontaktaufnahme sehr einfach: So riesig weit das World Wide Web auch ist, so kurz ist die Distanz (nämlich nur einen einzigen Klick), die uns voneinander trennt. Auch von Personen, die hierarchisch oder gesellschaftlich sonst sehr weit von uns entfernt zu sein scheinen.

Wenn wir aufstehen, um uns Fremden vorzustellen, folgen wir intuitiv den grundlegenden kulturellen Regeln der Höflichkeit. So beginnen Sie ziemlich sicher nicht mit einem Monolog über sich selbst. Sie werden auch kaum über Ihre Schulter schauen, um Ausschau zu halten, ob jemand Wichtiger in der Nähe ist. Und Sie achten darauf, dass Sie den persönlichen Bereich respektieren.

Aber bei E-Mails scheint es eher wie im Wilden Westen zuzugehen. Das Internet und Social Media haben es mühelos gemacht, Fremde zu kontaktieren. Dabei ist es doch gar nicht so schwer, eine Verbindung zu fremden Menschen herzustellen.

Hier sind meine persönlichen sieben Knigge-Regeln für höfliche E-Mails:

1. Verlangen Sie keine Bestätigung, dass Ihre Mail auch angekommen ist

Elektronische Rücksendungen gehören der Vergangenheit an. Eine Bitte um Bestätigung des Erhalts einer Mail wird eher als Zeichen gesehen, dass Sie a.) paranoid sind oder b.) gerade aus einem 25-jähriges Koma aufgewacht und sich nicht bewusst sind, dass es so etwas wie elektronische Fehlermeldungen gibt oder aber c.) Sie sich für wichtiger halten, als Sie es sind. Nur wenn Wochen vergehen und Sie keine Antwort erhalten haben, sollten Sie dezent nachfragen.

2. Erwarten Sie nie eine sofortige Antwort

Wenn Sie jemanden um einen Gefallen bitten, dann liegt es an Ihnen, flexibel zu sein und sich in Geduld zu üben. Sie sollten nicht erwarten, dass jemand anderer sich nach Ihrem Zeitplan richtet. Sie können vorschlagen, dass Sie an bestimmten Terminen anrufen, aber noch besser ist es, wenn Sie um Terminvorschläge bitten und sich diese dann freischaufeln.

3. Bitten Sie nicht um generellen Input auf eine vage Idee

Wenn Sie Input zu einem Produkt, einem Service, einem Dokument oder einer Idee suchen, ist es viel verlangt, wenn Sie jemand Fremden bitten, dass er sich einfach aus Nächstenliebe und ohne konkretem Nutzen für sich selbst damit beschäftigt und ein Statement dazu abgibt. Viel höher ist die Chance auf Erfolg, wenn Sie um einen konkreten Ratschlag bitten. Stellen Sie eine spezielle Frage oder beschreiben Sie Ihre Situation im Detail und die Wahrscheinlichkeit einer Antwort wird steigen. Sagen Sie, warum Sie gerade die Antwort des Empfängers brauchen oder sie für Sie wichtig ist. Beantworten Sie von sich aus das Warum und den Nutzen.

4. Laden Sie nie sofort zur Zusammenarbeit ein

Das ist, als würden Sie jemanden beim zweiten Treffen einen Heiratsantrag machen. Beginnen Sie zunächst eine Beziehung aufzubauen und auszuloten, ob eine gemeinsame Zusammenarbeit überhaupt für beide Parteien vorteilhaft sein könnte.

5. Bitten Sie nicht, dass jemand einfach so Ihre Inhalte teilt

Was, wenn diese Menschen Ihre Unterlagen einfach nicht mögen? Eine ausdrückliche Anfrage, einen Inhalt zu teilen, bringt die Menschen in eine unangenehme Position: Sie können nein sagen und unhöflich wirken oder die Bitte ignorieren und unorganisiert wirken. Es ist besser, jemanden etwas zu schicken und den Nutzen zu erklären und es darauf beruhen lassen. Wenn der Inhalt dann gemocht wird, werden sie diesen teilen. Und zwar weil sie begeistert sind und nicht, weil sie sich verpflichtet fühlen.

6. Schlagen Sie nicht sofort Termine für ein persönliches Treffen vor

Es ist eine Möglichkeit, einen Fremden zu bitten, ob er oder sie bereit ist, Sie zu treffen, wenn ein persönliches Treffen Sinn ergibt. Aber wenn es geht und für den anderen einfacher ist, suchen Sie gerade am Beginn einer neuen Bekanntschaft nach Möglichkeiten, die für den anderen bequemer sind, um miteinander zu kommunizieren.

7. Schreiben Sie nicht jeden Tag eine Mail

Stalkeralarm! Manchmal interpretieren Menschen eine höfliche Antwort von einem Fremden als ein Freundschaftsangebot. Geben Sie dem anderen Zeit zum Denken und Reflektieren, sammeln Sie verschiedene Punkte in Ihren Mail-Entwürfen und senden Sie diese gesammelt und nach einer Weile zu. Das wirkt nicht so bedrängend.

Apropos...

Wissenschaftler der Universität in Kalifornien haben bereits 2004 in einer Studie aufgedeckt, dass sich der Büromensch im Schnitt elf Minuten seiner Aufgabe widmen kann, bevor er via Mail abgelenkt wird. Ein einziges, intellektuelles Stop’n’go, das im Schnitt 25 Minuten andauert, bis wir wieder den vorherigen Faden aufgenommen haben. Der Geistesblitz, der vorher noch so präsent war, ist dann in den meisten Fällen schon längst wieder weg.

Zeigen Sie also dem anderen, dass seine/ihre Zeit wichtig ist und dass Sie das auch respektieren. Und voila, Sie werden sehen, wie schnell Sie eine freundliche und hilfreiche Antwort bekommen :)

Ich hoffe, dass Ihnen diese Ideen weiterhelfen. Mehr Tipps finden Sie im übrigen auch in meinem monatlich erscheinendem Newsletter. Und wenn es für uns beide Sinn ergibt, auch gerne in einem persönlicheren Austausch ;)