Leiden Sie an Meetingitis?

„Lassen Sie uns doch das in einem Meeting besprechen“. Irgendwie scheint dieser Satz zur universellen Standard-Antwort auf die meisten Probleme im geschäftlichen Bereich avanciert zu sein. Sie sind nicht ganz sicher, wie Sie bei einem Projekt weitermachen sollen? Lassen Sie uns das doch in einem Meeting besprechen. Sie haben eine neue Idee? Besprechen wir das doch in einem Meeting. Es gibt Probleme mit einem Stakeholder? Wie wäre es, wenn wir ein Meeting dafür ansetzen?

Obwohl ein Meeting sehr oft in vielen Fällen weiterhelfen kann, ist es nicht immer die beste Antwort. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es wirklich Sinn ergibt, ein Meeting zu einem bestimmten Thema abzuhalten, dann gehen Sie mal folgende Fragen durch:

Haben Sie selbst die gesamte Situation schon mal von mehreren Seiten beleuchtet?

Vor allem, wenn wir in einer scheinbaren Patt-Situation stecken, ist es verlockend, ein Meeting einzuberufen, um sich selbst das Gefühl von Fortschritt zu geben. Tatsächlich ist aber in diesem Fall nur dann ein Meeting wirklich sinnvoll, wenn Sie dabei die ehrliche Absicht verfolgen, das Projekt zu strukturieren. In allen anderen Fällen ist eine solche Besprechung meistens nichts anderes als eine ineffiziente Nutzung Ihrer wertvollen Zeit bzw. der Zeit Ihre Kollegen. Machen Sie stattdessen lieber einen kurzen Cut und blocken Sie sich selbst ein wenig Zeit, um strategische Überlegungen zu machen. Während dieser Zeit können Sie den Umfang des Projekts, den aktuellen Status, die möglichen Meilensteine usw. bewerten und einen Handlungsplan für weitere Schritte definieren. Sobald Sie Ihre eigene strategische Vorbereitung abgeschlossen haben, könnte ein nächster Schritt sein, diese Überlegungen in einem Meeting mit anderen zu teilen und zu detaillieren.

Brauche ich jemanden, dem ich die Arbeit delegieren kann?

In manch einer Situation wissen wir genau, was zu tun ist - und müssten diese Gedanken einfach nur in die Tat umsetzen. Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind, widerstehen Sie der Versuchung eines Meetings. Priorisieren Sie lieber Ihre To-Do-Liste und gehen Sie diese dann Punkt für Punkt durch. Nur, wenn es Klärung bedarf, was von wem wie getan werden sollte, ist es notwendig, sich mit anderen zu besprechen oder Feedback zu einholen, um mit vollem Elan die Dinge umzusetzen.

Gibt es eine Echtzeit-Konversation?

Wenn Sie einige Antworten auf Fragen benötigen, kann eine E-Mail eine hervorragende Option anstelle einer face-to-face Besprechung sein. Dies gilt besonders, wenn Sie nach Feedback Ihrer schriftlichen Pläne bitten. Gerade dann ist es viel effizienter für alle Beteiligten, wenn Sie diese Dokumente zuerst verschicken, anstatt in einem stillen Raum verstohlen andere dabei beobachten, wie sie Ihre geschriebenen Gedanken studieren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie persönlich, von Angesicht zu Angesicht, mit jemanden reden möchten, überlegen Sie sich zuerst, welche Kommunikationskanäle Ihnen dazu zur Verfügung stehen und welche die beste Option für Ihr Problem ist. Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichsten Möglichkeiten, um sich mit anderen Personen auszutauschen. Ein Online-Chat kann bereits helfen, schnell und unkompliziert die dringendsten Fragen zu beantworten. Oft hilft auch schon ein Telefonat oder eine online Konferenz, um sich mit anderen persönlich auszutauschen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, die Sie alleine für den Weg zur Besprechung einplanen müssen, sondern hilft gleichzeitig auch, die Dinge nicht auf die lange Bank zu schieben, sondern gleich umzusetzen.

Fazit

Wenn Sie am Ende entscheiden, dass ein Treffen trotz allem die beste Wahl ist, dann planen Sie die Besprechung gut vor und denken Sie im Voraus darüber nach, wie Sie es so effizient und effektiv wie möglich für alle machen können. Kommunizieren Sie Ihre Absicht und den Grund bereits im Vorfeld an alle Beteiligten, schicken Sie die betreffenden Dokumente vorab aus und legen Sie Ihre gewünschten Ergebnisse schriftlich fest. Mit dem richtigen Entscheidungsprozess können Sie die Anzahl der Meetings, die Sie besuchen, radikal reduzieren und die Menge an Arbeit erhöhen, die erledigt wird.