Der beste Weg, schlechte Nachrichten zu überbringen

Schlechte Nachrichten gehören zum Leben dazu. Leider. Jeder kann gute Nachrichten überbringen. Die Schwierigkeit liegt vielmehr darin, Nachrichten, die nicht so einfach zu verdauen sind, wie Kündigungen, Kürzungen, notwendige Überstunden oder auch wenn Erwartungen einfach nicht erfüllt werden können, richtig zu liefern. Eine Möglichkeit, auf die viele Firmen zurückgreifen, sind unpersönlichere Methoden der Kommunikation wie Memos oder auch Gruppen-E-Mails, die zwar den Anschein einer transparenten und klaren Kommunikation haben, aber im Grunde nur dafür sorgen, dass wir dabei einander nicht in die Augen sehen müssen. Immerhin bekommen wir so die Reaktionen auf die schlechten Nachrichten nicht direkt mit und fühlen uns so weniger belastet.

Bereits in der Antike mussten die meisten Überbringer von Hiobsbotschaften mit ihrem Kopf zahlen. Zwar haben sich die Sitten in den vergangenen Jahrhunderten zum Glück weiterentwickelt, aber angenehm ist dieser Job nach wie vor nicht.

Einfach zu schweigen oder sich zu drücken ist aber auch keine Lösung. Schlechte Nachrichten zu überbringen bedeutet aber auch Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen zu treffen und zu diesen zu stehen. Noch dazu kommt, dass Probleme, die ignoriert werden, nicht einfach so im Nirwana verschwinden, sondern meistens auch noch schlimmer werden. Neben dem Wie des Überbringens ist auch das richtige Timing eine Kunst, die es zu beherrschen gilt. Denn viele Probleme können, wenn man sie früh genug erkennt und benennt, noch beseitigt oder zumindest abgemildert werden. Einfach abzuwarten ist vielleicht eine erste, menschliche und nachvollziehbare Reaktion, aber außer weitere Kosten und Ärger bringt ein Aufschub nichts.

5 Hilfestellungen, um schlechte Nachrichten zu überbringen

Im Wesentlichen kommt es darauf an, diese 5 Punkte zu beachten:

1. Halten Sie die Fakten parat
Manchmal halten die Menschen Informationen aus Angst vor möglichen Konsequenzen zurück. Das ist einerseits eine natürliche Reaktion, andererseits erschwert dieses Zurückhalten von Informationen eine richtige Diagnose des tatsächlichen Problems oder eine Schätzung des Ausmaßes. Und noch viel schlimmer: Irgendwann wird alles ans Tageslicht kommen. Und wenn es dann soweit ist, wird es noch schlimmer sein, als wenn Sie von Anfang an Tacheles geredet hätten. Deswegen: Tragen Sie lieber kurz und bündig alle Hintergründe, Ursachen vor - ohne Relativierungen oder Ausflüchte. So können alle am schnellsten reagieren.

2. Kennen Sie die Antworten
Wenn es schlechte Nachrichten gibt, ist es wichtig, dass Sie das Warum und das Wie kennen. Sie werden nach dem ersten Schock mit Fragen bombardiert werden und dann sollten Sie auch die passenden Antworten parat haben. Je spezifischer und konkreter die Gründe sind, desto leichter sind sie auch zu verdauen.

3. Finden Sie das Positive
Die Betonung positiver und temporärer Aspekte einer Nachricht kann die Moral und Motivation erhöhen, vor allem bei Budgetkürzungen, Job-Entlassungen und Turnarounds. Die Fokussierung auf Positives trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter produktiv, optimistisch und zukunftsorientiert bleiben. Geben Sie Hoffnung - aber nur dann, wenn diese auch wirklich begründet ist.

4. Bringen Sie Lösungen
Wann immer Sie schlechte Nachrichten zu überbringen haben, präsentieren Sie gleich Lösungsvorschläge oder einen Aktionsplan. Wenn Sie z.B. einen wichtigen Kunden verloren haben, bringen Sie Ideen, mit denen neue geworben oder bestehende Kunden besser umworben werden könnten. Solche Ansätze lenken die Aufmerksamkeit auf zukünftige Verbesserungen und unterstreicht, dass die Situation, so schlecht sie auch sein mag, mitunter eine wichtige Lektion bereit hält.

5. Behandeln Sie Menschen immer mit Respekt und Würde
Das ist für mich der wichtigste Punkt. Ich habe schon miterleben müssen, dass Mitarbeiter per E-Mail gefeuert wurden oder herausfanden, dass sie ihre Arbeit verloren haben, weil ihr Namen aus Firmenverzeichnissen einfach gelöscht wurde. Solche schrecklichen Handlungen senden eine klare Botschaft aus - nämlich dass Menschen für dieses Unternehmen nicht wichtig sind.
Wenn Sie schlechte Nachrichten zu kommunizieren haben, machen Sie das immer persönlich und respektvoll. Wenn es schlechte Nachrichten für eine ganze Gruppe gibt, trommeln Sie alle zusammen. Wenn Sie - warum auch immer - nicht persönlich mit den Beteiligten sprechen können, machen Sie es per Video oder Telefon. Wählen Sie niemals eine Methode, die die Kommunikation einseitig macht.
Auf diese Weise können Sie gleich auf die Reaktionen reagieren, Fragen beantworten und Verantwortung übernehmen. Sie können sich so viel einfacher einfühlen und alle Probleme lösen, die es zu lösen gibt.

Fazit

Manchmal ist eine schlechte Nachricht eine wirkliche Katastrophe, ein anderes Mal stellt sie sich letztlich als Glücksfall heraus. Letzteres ist dann der Fall, wenn Sie in der Lage sind, sich anzupassen und zu antworten. Gemeinsam finden sich oft auf scheinbar widrigste Fragen gute Antworten: Wenn z.B. ein Team neu zusammengesetzt werden muss, kann es bedeuten, dass jemand von Zuhause aus arbeiten kann. Oder vielleicht springen bei Überstunden Kollegen ein. Aber dafür muss das Team wissen, dass Sie für Sie kämpfen und hinter Ihnen stehen. Auch in schlechten Zeiten.

Die Aufgabe, schlechte Nachrichten zu liefern, ist immer schwierig und anspruchsvoll. Aber mit diesen Schritten wird sie vielleicht etwas einfacher.