Besprechungsfolklore: Arbeiten Sie schon oder labern Sie noch?

Meetings dienen nicht nur dem Informationsaustausch oder der Entscheidungsfindung, sondern auch zur Lösung von Problemen beitragen und wirkungsvolles Mittel sein, um Ideen zu fördern. Trotzdem haben Besprechungen den Ruf, in den meisten Fällen überflüssig oder gar ineffizient zu sein. Denn neben Nerven und Zeit kosten sie auch viel Geld. So wird mit der kostbaren Zeit der Mitarbeiter fast fahrlässig umgegangen: Einer Umfrage zufolge hat ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 6 Meetings pro Woche, bei Managern erhöht sich die Zahl auf 11. Ein Grund dafür liegt darin, dass die Anzahl der Projekte gestiegen ist und damit auch die Notwendigkeit an einem persönlichen Austausch.

Diese Verschwendung an Arbeitszeit ist aber nicht nur betriebswirtschaftlicher Wahnsinn, es demotiviert vor allem auch alle Beteiligten. So gab jeder Fünfte an, dass das ewige Herumsitzen in Besprechungen neben der schlechten Laune auch noch für Aggressionen sorgte. Denn in der Zwischenzeit bleibt ja noch dazu die Arbeit liegen und das führt wiederum zu Stress: So werden in Meeting Punkte besprochen, die lediglich für einen Teil der Mitarbeiter relevant sind. Gleichzeitig fehlt es an den Ressourcen, innerhalb der vorgesehenen Arbeitszeit ihre Aufgaben zu erledigen.

Damit das nächste Meeting nicht mehr so frustrierend abläuft, hilft vor allem eines: Disziplin und klar strukturierte Abläufe. Sorgen Sie für Meeting-Rituale und teilen Sie im Vornherein mit, welchen Zweck das Meeting tatsächlich verfolgt: Wollen Sie eine Entscheidung, Information oder Meinungen einholen? Aber auch andere Punkte helfen dabei, Meetings nicht zum Zeitkiller zu machen:

1. Lassen Sie sich nicht von der Uhr tyrannisieren

Wir alle denken in 30 bzw. 60 Minuten Einheiten und erwarten mehr oder minder, dass die Treffen auch zu runden Zeiten beginnen und enden. Wenn ein Meeting um 9h startet, wird in der Regel davon ausgegangen, dass es bis 10h dauert. Auch wenn es nur 40 Minuten braucht, um eine Entscheidung zu treffen. Hier schnappt die "just in Case" Falle zu: Wenn wir schon mal alle da sind, können wir auch gleich... nur für den Fall, dass... Und was passiert dann? Wir sitzen mehr oder minder die Zeit ab.

Entscheiden Sie stattdessen bereits vorher, wie lange Sie für ein Meeting brauchen werden und überlegen Sie, was Sie eigentlich erreichen wollen. Lassen Sie einen Timer mitlaufen und stoppen Sie, wie lange Sie brauchen. Dieser einfache psychologische Trick hilft, auf den Punkt zu kommen. Auch wenn es hart ist, aber die Menschen passen sich schnell an und werden so auch fokussierter und produktiver arbeiten.

2. Treffen Sie sich nicht nur im Meetingraum

Räume beeinflussen Menschen. Das gilt nicht nur für Innovation und vor allem im Design Thinking, sondern für jegliche Art des Zusammentreffens, bei denen Probleme diskutiert, analysiert und Lösungen generiert werden. Es geht darum, mitten drin statt nur dabei zu sein und so direkt ins Geschehen zu kommen. Alle Beteiligten können so viel einfacher mitwirken und werden dadurch gleich aktiviert. Treffen Sie sich also an Ort und Stelle, nämlich dort, wo das Geschehen tatsächlich stattfindet und wo die Menschen oder die Probleme wortwörtlich auch wirklich sitzen.

3. Planen Sie die Abläufe vorab und sorgen Sie für eine klare Rollenaufteilung

Es geht nicht darum, Zeit zu sparen, sondern vor allem die Zeit der Beteiligten effizient zu nutzen. Meetings sollten vor allem dazu genutzt werden, Entscheidungen zu treffen und wichtige Informationen zu teilen. Das geht leichter, wenn allen die Abläufe und die Rollen klar sind. Trennen Sie deswegen bewusst und für alle sichtbar die Rolle des Projektleiters und des Moderators. So ist die Aufgabe vom Moderator, das Team zu unterstützen, effizient zu arbeiten. Dazu ist eine neutrale Haltung notwendig. Er oder sie achtet darauf, dass Gedanken zusammenhängend sind und konkrete Ideen auf Informationen basieren. Und dass die Menschen wirklich etwas zu sagen haben - und nicht, dass sie schlau wirken.

Ein Tipp: Stellen Sie offene Fragen immer an den Schluss einer Besprechungen - denn oft lösen sich bereits im Laufe des Meetings viele Fragezeichen von alleine auf.

4. Vergessen Sie nicht, Aufgaben zu delegieren und die Teilnehmer zu verpflichten

Eine Entscheidung ist nichts wert, wenn niemand für deren Ausführung die Verantwortung übernimmt und sie ausführt. Bestimmen Sie deswegen auch immer gleich, wer für was verantwortlich ist. Lassen Sie Zusagen niemals unscharf oder unklar wirken. Ein Handlungsgegenstand ohne klaren Zuspruch hilft niemanden weiter.

Zuordnung der Rechenschaftspflicht bedeutet aber auch, dass nur bestimmte Personen verantwortlich sind und nicht das Team als Ganzes. Folglich muss auch nicht immer das ganze Team bei einer Besprechung anwesen seind, sondern nur der oder die wirklich Verantwortliche.

5. Setzen Sie Prioritäten und treffen Sie sich nicht nur, um "Teamzusammenhalt" zu fördern

Teammitglieder sollten immer gut zusammenarbeiten. Gute Beziehungen beruhen aber auf einem gemeinsamen Ziel und darauf, sich aufeinander verlassen zu können. In Meetings geht es aber um das Erzielen konkreter Ergebnisse, nicht um Socialising. Um schneller zu sinnvollen Entscheidungen zu kommen, helfen vor allem strikte Prioritäten und klare Abläufe. Halten Sie dazu Meetings im Stehen ab oder verbieten Sie Essen und Trinken während den Besprechungen. Aber auch disziplinarische Maßnahmen wie das Einsammeln von Smartphones vor einer Sitzung zeigen bereits Wirkung.

Fazit

Überprüfen Sie von vornherein, ob ein Meeting wirklich die beste Wahl für den Informationsaustausch ist. Ist eine Besprechung bereits angesetzt und der Termin blockiert, aber trotzdem geht nichts weiter, greifen Sie doch zu diesem Trick: Angeblich hatte Steve Jobs eine einfache Methode, um Besprechungen nicht ausarten zu lassen. Er bediente sich dazu einer Taktik aus dem American Football: „Call an audible“. Dabei darf der Quarterback einen aussichtslosen Angriff jederzeit abbrechen. Wann immer Jobs den Eindruck hatte, dass ein Meeting nicht effizient war oder einfach nicht vorankam, brach er es rigoros ab.