6 häufige Kommunikationsfehler: Vermeiden Sie diese Kommunikationsfehler und Missverständnisse

Kommunikation ist allgegenwärtig. Gerade in der heutigen Gesellschaft, die dank Smartphone überall und jederzeit mit der gesamten Welt verbunden ist, ist Kommunikation absolut nicht mehr wegzudenken. Zu guter Kommunikation gehört viel mehr, als lediglich Informationen auszutauschen. Es reicht einfach nicht, nur viel zu reden, um als kommunikativ zu gelten. Dabei ist diese Fähigkeit immer und überall wichtig: Um seinen Job gut machen zu können, ist es notwendig, erkennen zu können, was das Gegenüber möchte und in der Lage zu sein, darauf zu reagieren.

Wenn diese Fähigkeit aber fehlt oder Sie die Botschaft nicht so vermitteln können, wie Sie eigentlich wollten, kann das ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen: Kunden und Kollegen sind z.B. aufgrund eines Missverständnisses schnell verärgert oder die Kollegen geben wichtige Informationen nicht weiter, weil sie glauben, dass Sie diese schon haben.

In diesem Artikel möchte ich die 7 häufige Kommunikationsfehler besprechen, die mir in meiner Arbeit immer wieder begegnen. Aber Achtung: Diese Liste ist nur eine Aufzählung einiger Punkte und bei weitem nicht vollständig.

Fehler 1: Verwenden einer "One-Size-Fits-All"-Methode

Menschen sind von Natur aus unterschiedlich und haben neben verschiedenen Persönlichkeiten vor allem auch unterschiedliche Bedürfnisse, Sichtweisen und Erwartungen. Ihre Kommunikation sollte diese Unterschiede so gut wie möglich berücksichtigen.

Wenn Sie eine Präsentation vorbereiten, stellen Sie sicher, dass Sie auch die unterschiedlichen Lernstile Ihrer Zuhörer ansprechen. Manch einer braucht die Zahlen, Daten, Fakten "zum Angreifen" in einem Diagramm aufgeschlüsselt, während andere vor allem auf der Tonspur das Gesagte aufnehmen. Vielen Menschen hilft auch, wenn Sie konkrete Beispiele mit Vergleiche verdeutlichen, sodass ein konkretes Bild im Kopf entsteht.

Fehler 2: Vorab-Annahmen treffen

Der heutige Arbeitsplatz ist ein Schmelztiegel aus verschiedenen Kulturen, Denkrichtungen, Altersgruppen, sexuellen Orientierungen, Fähigkeiten und Perspektiven. Diese Unterschiede schaffen einen enormen Strauß an Erfahrungen und Meinungen, die unser Leben enorm bereichern, aber auch schnell zu Missverständnissen führen. Es ist durchaus verlockend, neue Kollegen oder Kunden zu stereotypisieren bzw. basierend auf wenigen Informationen Annahmen über sie zu treffen. Das gilt besonders, wenn Sie nicht viel Zeit haben, sich intensiver mit jemanden auseinanderzusetzen.

Nehmen Sie sich bewusst Zeit genau zuzuhören, wenn Sie jemanden neuen treffen. Geben Sie ihm oder ihr auch den Raum, über eigene Perspektiven zu sprechen und lernen Sie, diese Unterschiede handzuhaben.

Fehler 3: Schlechte bzw. fehlende Vorbereitung

Schlecht vorbereitete Präsentationen, Dokumente oder wichtige E-Mails kosten dem Empfänger oft unnötig viel Zeit. Wenn das zu oft vorkommt, schädigt das vor allem einem: Ihren Ruf.

Überlegen Sie im Vorfeld, was Sie genau sagen wollen, um so glaubwürdig und überzeugend zu agieren. So können Sie nicht nur das Herz, sondern auch den Verstand Ihres Zuhörers erreichen. Gerade, wenn Sie eine Präsentation halten, üben Sie gründlich, damit Sie fließend und inspirierend sind. Suchen Sie nach Bildern, die Ihre Botschaft unterstreichen. Dadurch können Sie Ihre Zuhörer schneller erreichen und ein gemeinsames Verständnis aufbauen.

Fehler 4: Texte nicht überarbeiten

Verlassen Sie sich nicht auf die Rechtschreibprüfung: Wenn Sie Fehler in der Rechtschreibung oder der Grammatik machen, kann Sie das schnell "schlampig" abstempeln. Prüfen Sie lieber einmal zu viel als zu wenig Ihre Ausgangspost. Nutzen Sie die Groß- und Kleinschreibung, um das Lesen zu erleichtern.

Oft fehlt einfach die Zeit dafür, einen Text liegen zu lassen und ihn nachher nochmals zu bearbeiten oder bei Mails zu prüfen, ob alles passt und die wichtigsten Infos enthalten sind. Im eigenen Text Fehler zu finden, ist gar nicht so einfach. Bitten Sie daher einen Kollegen, die wichtigsten Mails oder Dokumente kurz durchzusehen, bevor Sie sie aussenden. Oder lesen Sie sich selbst den Text laut vor, um so mögliche Tipp- und Grammatikfehler zu erkennen.

Fehler 5: Unangenehme Nachrichten per Mail versenden

Wie würden Sie es finden, wenn Ihnen jemand Ihre Entlassung per Mail oder SMS sendet? Oder wenn Sie vom Tod einer Ihnen nahen Person via Post erfahren?
Schriftliche Kommunikation lässt es einfach nicht zu, schwierige Nachrichten mit nonverbalen Hinweisen (wie z.B. Körpersprache) abzufedern und auf aufkommende Emotionen zu reagieren.

Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen, steigen Sie aus Ihrem Schatten und machen Sie das persönlich. Überlegen Sie vorab, wie Sie die Nachricht möglichst sensibel überbringen können, nämlich so, dass Sie Ihre Botschaft vermitteln und trotzdem langfristige Schäden minimieren.

Wenn Sie eine schwierige Nachricht persönlich übermitteln, erkennen Sie viel eher auch Zeichen, wenn Ihr Gegenüber etwas missverstanden oder wichtige Teile Ihrer Nachricht falsch interpretiert oder besonders schlecht aufgenommen hat. Sie sind so in der Lage, gleich die passenden Schritte einzuleiten, um die Botschaft zu erklären oder den Betroffenen zu helfen, mit den schwierigen Nachrichten umzugehen.

Fehler 6: Fehlende Klarheit über Bedürfnisse

Hand aufs Herz: Wie deutlich sagen Sie, was Sie wirklich brauchen, um Ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen? Oder berücksichtigen Sie immer nur die Bedürfnisse anderer?
Klar, Sie können nicht immer alles durchsetzen. Aber Sie haben eine deutlich bessere Chance, Ihre Idee durchzusetzen oder einen Kompromiss zu erreichen, wenn Sie sich über Ihre eigenen und über die möglichen Bedürfnisse Ihres Gegenübers klar sind. Das bedeutet auch, dass Sie lernen sollten, nein zu sagen, wenn es nötig ist.

Aber Achtung: Durchsetzungsvermögen ist nicht dasselbe wie aggressives Verhalten. Wenn Sie aggressiv agieren, versuchen Sie, Ihren eigenen Weg zu finden, ohne an die Rechte, Wünsche und Bedürfnisse anderer Menschen zu denken. Und das macht letztlich niemanden glücklich.

Fazit

Irren ist einfach menschlich. Und letztlich lernt der Mensch aus Fehlern. Jeder macht von Zeit zu Zeit auch Fehler in der Kommunikation. Die meisten davon lassen sich aber ganz einfach vermeiden.

Der Schlüssel zu einer guten Kommunikation liegt darin, über Ihre und die Bedürfnisse Ihres Empfängers nachzudenken. Denken Sie vor allem daran, dass Kommunikation ein Prozess ist, der in zwei Richtungen geht. Seien Sie offen für Fragen und hören Sie genau zu, was Ihr Gegenüber Ihnen sagen möchte. Denn eine funktionierende Kommunikation verbessert Ihre zwischenmenschlichen Beziehungen und das eigene Wohlbefinden erheblich.